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Die Gästeliste

Wie Ihr systematisch und leicht die Gästeliste mit all Euren Lieblingsmenschen erstellt. 

Eure Hochzeitslocation habt Ihr gefunden, schon dieser erste Schritt der Hochzeitsvorbereitungen war bestimmt unheimlich spannend und aufregend, oder? Welche Location wird es werden? Wird sie unseren Gästen gefallen? Was erwartet uns an Besonderheiten vor Ort? Umso mehr gratuliere ich Euch, dass Ihr den Ort gefunden habt, an dem Ihr zwei als Braut und Bräutigam feiern werdet. GLÜCKWUNSCH!

Doch Zeit zum Ausruhen bleibt nicht, sorry Jungs es geht direkt weiter! 🙂 Und womit? Das verrate ich Euch: mit der Gästeliste! Die Gästeliste bildet mit unter den Grundstein für die ganze weitere Planung Eures Festes und die Gestaltung Eures Hochzeitstages. Denn die Gästeliste, sprich somit auch die Anzahl der Gäste, bildet die Stellschraube für Euer Fest. Was heißt das genau? Das bedeutet, je mehr Gäste auf Eurer Gästeliste stehen, desto größer und umfangreicher wird Euer Fest. Denn jeder Gast braucht einen Platz am Tisch, einen Stuhl, Drinks von der Bar und ein Stück vom Kuchen. Das heißt ganz einfach, je länger die Gästeliste, desto größer und meist auch kostspieliger wird Eure Hochzeit.

Wenn Ihr eine grobe Anzahl der Gäste bereits im Kopf habt, an der Ihr Euch orientieren könnt, kann die Hochzeitslocation direkt gebucht werden, so wie ich den Blogartikel heute gestartet habe. Solltet Ihr noch völlig im Dunkeln tappen ist die Erstellung der Gästeliste in jedem Fall VOR der Locationsuche dran, damit die Anzahl der Gäste am Ende natürlich auch zu Eurer Hochzeitslocation passt! Dies nur nochmals der Vollständigkeit halber als Gedankenstütze für Euch…

MERKE: Macht Euch vor der Erstellung der Gästeliste Gedanken darüber, wie groß Ihr feiern möchtet. Überlegt Euch, welche Gästeanzahl sich für Euch richtig anfühlt und was Euch Freude bereitet.

Dann fangt Ihr an alle Personen aufzuschreiben, die Ihr bei Eurem Fest dabei haben wollt. Sehr oft wird die Gästeliste sehr schnell sehr lang und die ursprünglich geplante kleine Hochzeit, verwandelt sich nicht selten in eine Großveranstaltung. 🙂 Aber keine Sorge: das ist meist nur bei der ersten Version Eurer Gästeliste so. Sprengen Eure Notizen den ursprünglichen Plan oder auch das Budget, müsst Ihr nochmals mit spitzem Bleistift die einzelnen Personen durchgehen und für Euch eine Entscheidung treffen, wer mit Euch feiern soll.

Dies kann natürlich auch mal zu Unstimmigkeiten führen und Diskussionen entstehen, welche Personen oder Personenkreise eingeladen und welche nicht. Das Problem ist: Ihr als Paar müsst Euch einig werden und die Entscheidung über Eure Gästeliste gemeinsam treffen. Wenn es also mal richtig klemmt und Ihr nicht weiterkommt, schlaft eine Nacht drüber – so banal es auch klingt – und am nächsten Tag ist man meist schon ein Stückchen weiter. So ist die Gästeliste unbemerkt und heimlich schon eine der ersten Herausforderungen der Verlobungszeit… 🙂

Tatsächlich ist die Erstellung der Gästeliste und die Auswahl der Gäste, die mit Euch feiern sollen, eine der schwierigsten Aufgaben in der ganzen Hochzeitsvorbereitung. Über jede einzelne Person muss entschieden werden, Einigungen müssen gefunden werden und bei manchen Personen kommt man irgendwie so gar nicht zu einer Lösung. Damit Ihr Euch ein bisschen leichter tut, verrate ich Euch ein paar meiner liebsten Hilfestellungen, die ich gerne mit meinen Paaren anwende.

TIPPS & ENTSCHEIDUNGSHILFEN für die Gästeliste Eurer Hochzeit
* Kategorisiert Eure Gäste (Familie,Freunde, Kollegen,…)
* Überlegt, wie lange Ihr die Personen schon kennt.
* Welche Verbindung habt Ihr zu den Personen?
* Kennt Ihr Euch auch in 5 Jahren noch?
* Möchtet Ihr mir der ganz ohne Kinder feiern?
* Wie passt die Person zu den restlichen Gästen?
* und so weiter und so weiter…

Hier gibt es noch super viele Tricks, die Ihr anwenden könnt, um Euch bei schwierigen Entscheidungen leichter zu tun. Wichtig ist, dass Ihr Euch mit jeder einzelnen Person einig seid, sprich Ihr seid beide dafür, das der Gast zu Eurer Hochzeit kommt. WICHTIG!

Erinnerung: das hatte ich im vergangenen Blogpost schonmal erwähnt, tu es heute und werde es sicherlich auch noch öfters tun: es ist Euer Hochzeitsfest! Ihr zwei entscheidet, wer auf Euer Gästeliste einen Platz findet und wer nicht. Lasst Euch von niemandem reinreden oder gar ein schlechtes Gewissen machen. Eure Hochzeit – Eure Gästeliste. 

Was ist noch wichtig bei der Erstellung Eurer Gästeliste? Genau, die Erfassung all Eurer Gäste. Die erste Version könnt Ihr natürlich auf einem weißen Blatt Papier, auf einer Serviette oder einem Pizzakarton erstellen – das kann auch eine schöne Erinnerung für die Hochzeitskiste werden! 🙂 Aber in jedem Fall solltet Ihr Eure Gästeliste in Excel anlegen, damit Ihr immer schnell und auf einen Blick alle Daten griffbereit habt. Auch eine Excel-Liste gilt es sinnvoll und durchdacht zu strukturieren, denn sonst bringt Euch die ganze Excel-Systematik nichts. Je nachdem welche Kriterien für Euch relevant sind, kann die Sortierung und Aufteilung unterschiedlich sein, aber generell sollten folgende Punkte einen Platz finden:

Strukturierung Eurer Gästeliste in Excel
* Name
* Vorname
* Anschrift
* Land (Diese Angabe ist schon jetzt wichtig für die Berechnung des Portos Eurer Save the Date oder Einladungskarte!)
* Beziehung zum Brautpaar
* Anzahl der Kinder
* etc….

Ein ganz wichtiger Tipp den ich Euch an dieser Stelle ans Herz legen möchte ist: je detaillierter Eure Gästeliste ist, desto wertvoller ist sie für die ganze Planung Eurer Hochzeit. In dieser Excel-Liste stehen alle Informationen, die Eure Hochzeitsgäste betreffen. Die Auflistung über diesem Absatz ist natürlich noch nicht vollständig und kann noch weiter ergänzt werden, bspw. um die Themen „Übernachtung, Unverträglichkeiten, Anreise,… Auch essentiell wichtig ist die Aktualität Eurer Gästeliste, sprich Ihr müsst diese Liste jederzeit pflegen und aktuell halten. Jede kleine Info via Mail, WhatsApp oder Direct Message muss in die Liste eingetragen werden. Das erscheint Euch vielleicht kleinlich und pingelig, aber glaubt mir nur so hat Eure Gästeliste Sinn und dient Euch als unheimlich wertvolles und aussagekräftiges Instrument.

Denkt nur mal weiter, für welche Planungsschritte die Gästeliste Euch hilfreich ist: für die Tischordnung, die Sitzordnung, die Festlegung des Menüs, die Bestellung von Kinderstühlen, und und und. Ich denke es leuchtet Euch ein, wie wichtig eine ordentliche und akribische Gästeliste ist. Tut Euch selbst den Gefallen und legt auf die Erstellung, Pflege und Aktualisierung Eurer Gästeliste großen Wert – es kommt Euch hundertfach wieder zu Gute.

Nun hoffe ich, dass ich Euch mit diesem Blogartikel schon ganz viele hilfreiche Tipps rund um das Thema GÄSTELISTE mit auf den Weg geben konnte. Und wer noch lange nicht genug hat und jeden noch so kleinen Profi-TIPP bis ins kleinste Detail wissen möchte, für den habe ich nun eine ganz besondere Überraschung:

In wenigen Wochen kommt der große FREUDENFEUER HOCHZEITSPLANER auf den Markt! Ein Online-Tool, mit dem Ihr Eure Hochzeit entspannt, erfolgreich und völlig stressfrei planen könnt, wie ein Hochzeitsprofi selbst! Ich verrate Euch all meine Vorgehensweisen, gebe Euch meine Erfahrungswerte mit auf den Weg und zudem bekommt Ihr all meine Checklisten, Vorlagen und To Do-Listen zur Verfügung gestellt, die ich selbst als Hochzeitsplanerin für meine Brautpaare tagtäglich verwende. Wie toll ist das? 

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Ich freue mich sehr darauf, ganz bald all mein Wissen und Know-How in meinem ONLINEKURS mit Euch zu teilen, und Euch als virtuelle Hochzeitsplanerin auf Eurem Weg zur Traumhochzeit begleiten zu können! 

Hat Euch der Blogpost gefallen? Dann schreibt mir sehr gerne, ich freue mich über jedes einzelne Feedback! Und nun ganz viel Erfolg und gute Nerven bei der Erstellung Eurer Gästeliste.

Alles Liebe, Eure Mirjam

Diese schönen Bilder der Hochzeit von Deborah und Johannes hat der Hochzeitsfotograf Jürgen Kappelmeier gezaubert. 

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